Unternehmensführung

Arbeitszeitfresser adieu

Kein Unternehmen hat Geld zu verschenken. Und doch leisten es sich kleine und mittlere Firmen laut einer Produktivitätsstudie, jährlich 88 Arbeitstage pro Mitarbeiter einfach zu verschwenden. Schuld daran ist im Wesentlichen eine nicht optimale Personalführung: Wer hier besser plant, kommuniziert und führt, wird insgesamt effektiver als Betrieb und zufriedener als Chef.

Es ist eine einfache Rechnung, die eigentlich alle Unternehmer beherrschen: Wo Kosten sinken, steigt der Gewinn. Doch während beim Einkauf von Material begeistert Rabatte ausgehandelt werden, bei Firmenfahrzeugen natürlich der günstigste Autohändler den Zuschlag bekommt und mit Leidenschaft in den Geschäftsräumen darauf geachtet wird, Strom- und Heizkosten niedrig zu halten, wird im Bereich des produktiven Einsatzes von Arbeitskraft bare Münze verschleudert, was das Zeug hält. Mit welchen Dimensionen man es dabei zu tun hat, dazu kommt eine Produktivitätsstudie der Beratungsfirma Czipin & Proudfoot zu einem erschreckenden Ergebnis: Von 220 Jahresarbeitstagen bleiben in kleinen und mittelständischen Unternehmen durchschnittlich 88 pro Mitarbeiter auf der Strecke. Das sind 40 Prozent.

„Kommunikative Reibungsverluste und mangelhaft gesteuerte betriebliche Abläufe sind ganz wesentlich dafür verantwortlich, dass fast die Hälfte der Arbeitszeit nicht produktiv genutzt wird“, weiß Andrea Eigel. Die Beraterin hat beim Projekt „Personaloffensive“ des Baden-Württembergischen Handwerkstags mitgewirkt, im Rahmen des Projekts Dutzende Betriebe betreut und Werkzeuge mit entwickelt, die sie auch in ihren aktuellen Trainings und Coachings zusammen mit den Betriebsinhabern erfolgreich anwendet.

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Gut durchdachte Führung spart Zeit. // Foto: Anatoly Maslennikov, fotolia

Fehlende Führungsqualität ist teuer

Die Botschaft der Zahlen ist natürlich alarmierend. Doch in welcher Gestalt kommen die Arbeitszeitfresser im Betrieb konkret vor? Die Liste ist hier endlos und setzt sich aus tausenderlei Einzelereignissen am Tag zusammen, die den Chef und seine Mitarbeiter an ihrer jeweiligen eigentlichen Aufgabe hindern:

Das alles sind Energie- und Zeitverluste durch mangelhafte Personalführung, die laut Andrea Eigel ganz typisch für viele kleine und mittlere Betriebe sind. Mehr noch: Oft genug liegt der Fehler schon beim Einstellungsgespräch, bei dem der Chef zu wenig darauf schaut, ob er mit dem Bewerber auch zurechtkommen wird. Stimmt dann die Führungsstruktur nicht, kommt es zu Missverständnissen und Reibereien.

Klare Ansagen und Strukturen helfen

Doch wo viel falsch läuft, gibt es natürlich auch reichlich Potenzial zu erschließen. Die Parole gegen Arbeitszeitverschwendung und für effektives Arbeiten, das für alle Beteiligten befriedigender ist, formuliert die Beraterin so:

Das klingt nach ganz klassischer Personalführung und ist es auch. Neu sind jedoch die pragmatischen Hilfsmittel, die Beraterinnen wie Andrea Eigel anwenden, um aus der einleuchtenden Theorie auch in kleinen und mittleren Betrieben eine erfolgreiche Führungspraxis zu machen.

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Eindeutige und kontrollierbare Vereinbarungen helfen weiter. // Foto: Image Source, DGUV

Genau formulieren, was Sache ist

Bereits für die Workshops der „Personaloffensive“ des Baden-Württembergischen Handwerkstags haben verschiedene Experten einen Werkzeugkasten entwickelt, mit dem sich alle Personalführungsaufgaben anpacken lassen. Zentral dabei ist ein neuartiges Instrument, das sich „Handlungsprofil“ nennt. Denn ganz egal, ob es sich um ein Bewerbungsgespräch, eine Stellenbeschreibung, ein Mitarbeiterkritikgespräch oder eine Zielvereinbarung handelt: Je genauer und verbindlicher die wichtigen Punkte für Chef wie Mitarbeiter beschrieben sind, umso erfolgreicher läuft die Kommunikation zwischen den Beteiligten ab und umso nachweisbarer sind – im negativen Fall – Zuwiderhandlungen der Mitarbeiter.

Das klingt zunächst pedantisch, aber sicher haben Sie bereits bemerkt: Damit wird den typischen Problematiken, die oben beschrieben wurden, begegnet. Andrea Eigel: „Der große Vorteil bei Handlungsprofilen ist, dass die Mitarbeiter damit wirklich genau wissen, was der Chef von ihnen erwartet und sicherer handeln können.  Der Chef wiederum muss sich nicht im Leisen über tausenderlei Kleinigkeiten ärgern und kann, wenn sich ein Mitarbeiter nicht an das Handlungsprofil hält, ihn konkret auf sein Zuwiderhandeln ansprechen und entsprechende Sanktionen verhängen.“ Gerade im Bereich der Stellenbeschreibung empfiehlt es sich übrigens, das der Chef die Mitarbeiter bei der Erstellung des Handlungsprofils für diesen Bereich mit einbezieht. Das erhöht sowohl die Akzeptanz der Arbeitsanweisung wie ihre Verbindlichkeit.

Vermögen mehren – im doppelten Sinne

Stellenbeschreibungen sind natürlich nur ein Führungsinstrument von vielen. Wie steigert man den Leistungswillen im Betrieb? Welche Potenziale schlummern in den Mitarbeitern und wie lassen sie sich weiterentwickeln? Wie packt man als Chef heiße Eisen wie Konflikte mit und unter Mitarbeitern an? Und wie geht man schließlich mit notwendigen Kündigungen um? All diese Fragen, weiß Andrea Eigel aus ihrer Beratungspraxis, sind nicht nur lösbar, sondern auch der Schlüssel zu effektiv und damit erfolgreich arbeitenden Unternehmen.

Sie berät und trainiert Betriebsinhaber gemäß dem Leitspruch: „Das Vermögen eines Betriebs ist das, was seine Mitarbeiter vermögen.“ In den meisten Betrieben lassen sich durch gutes Personalmanagement noch Reserven heben.

Realistisch ist, dass sich der Auslastungsgrad der Mitarbeiter, der in vielen Betrieben nur bei 50 oder 60 Prozent liegt, auf bis zu 80 Prozent steigern lässt. Und das ist ganz besonders interessant in Zeiten knapper Gewinne, in denen jeder Euro zählt.     

Weitere Hilfsmittel

Ob Personalbeschaffung, Personalführung, Konfliktbeherrschung, Personalentwicklung oder Details zum Handlungsprofil: Ausführliche Beschreibungen und Hilfsmittel wie Checklisten sind auf den Internetseiten des Baden-Württembergischen Handwerkstags zu finden:

www.handwerk-bw.de/das-handwerk-in-bw/projekte-des-bwht/projektarchiv/ personal-offensive/

Andrea Eigel

Die Autorin

Weitere Informationen zu den Personaltrainings von Beraterin Andrea Eigel:

www.andreaeigel.de

T +49 7142 77 05 0